01 Mai

Wie Sie erfolgreich Ihre Messe planen – Messeplanung ahoi!

Strategische Messeplanung ist gefragt. In diesem Blog geht es darum, wie Sie sich als Aussteller optimal auf eine Messe vorbereiten können. 

Für mich ist eine Messe die Premium-Kommunikation, nämlich face to face, also real life (!) und mit der Möglichkeit als Messebesucher, viel über die Marke und deren Mitarbeiter zu erfahren. Daher sollte aus Ausstellersicht dem Marketing- Instrument  “Messe” auch mit der notwendigen Aufmerksamkeit begegnet werden!

Messeplanung: Warum nehme ich an der Messe teil?

Hoffentlich haben Sie sich für die richtige Messe entschieden 🙂 Gründe  und Ziele für die Messeteilnahme sind ja vielseitig: z.B. bei der Österreichischen Franchise Messe geht es den meisten Ausstellern vor allem darum, neue Franchisenehmer zu finden.

Anderen geht es um die Markenpflege (ständiges Engagement, dass die eigene Marke dementsprechend und im richtigen Stil im richtigen Umfeld wahrgenommen wird) , Imagetransfer (junges System präsentiert sich neben etabliertem System und profitiert von der Bekanntheit der großen Marke) , Aufbau des Bekanntheitsgrades, Image nach innen (auch den eigenen Mitarbeitern und Team gegenüber) und außen, reiner Verkauf oder Solidarisierung mit der eigenen Branche, Branchentreff, Networking, Informationsaustausch, Marktbeobachtung…

Vieles beginnt vor der Messe….

Nach der Wahl zur richtigen Messe beginnt die Vorbereitung! Aus Sicht der Veranstalterin  der Österreichischen Franchise Messe habe ich in den letzten Jahren einiges wahrgenommen, was Aussteller besser machen könnten….

Denn es wird rund um eine Messe Zeit und Geld investiert – wäre schade, wenn die Organisation dazu einfach irgendwie passiert… (und es wirkt öfters so!)

Die  10 Basis-Überlegungen der Messeplanung:
  • Wie viel Budget steht in Summe zur Verfügung?
  • Wie viel Zeit haben wir für die Messeplanung bis zur Veranstaltung?
  • Welche Botschaft soll der Messeauftritt kommunizieren (wie sieht unser Stand aus? Kreativkonzept)?
  • Kommunizieren wir unsere Marke glaubhaft und lebendig?
  • Wie viele und welche Mitarbeiter betreuen die Messe?
  • Welche Materialien setzen wir auf der Messe ein?
  • Welche PR- oder Werbe-Begleitmaßnahmen unternehmen wir?
  • Über welche Wege und wann informieren wir unsere Kunden, leads, fans?
  • Haben wir uns die AGBs des Messe-Veranstalters durchgelesen? (zB Schön, wenn Sie planen, Promotoren durchs Messegelände zu schicken, aber dürfen Sie das auch ohne Mehrkosten?)
  • Wie sieht die Nachbetreuung der Interessenten aus? Was machen wir mit den Visitkarten?
Finanzielle Messeplanung – welches Budget brauchen wir?

Bedenken Sie neben den Kosten für den Standplatz und den Messe-Standbauer auch jene der zusätzlichen PR- und Werbemaßnahmen. Wenn Sie sich für eine Messe entscheiden und viel Energie und Geld in diese Maßnahme fließt, dann bitte ordentlich! D.h. auch die Folder oder landing-page, Gewinnspiele, Promotoren, Seiten im Messekatalog, Direct Mail an Ihre Kunden etc. kosten. Ein Anhaltspunkt: planen Sie das Doppelte der Standkosten (exkl. Personal) noch für die Messe (Messebauer, Kundenaussendung, Eintrittskarten,  Presseaussendung, Inserat im Messefolder, neue Drucksorten, evtl. Film für Screnn, dessen Miete….)

Zeitliche Messeplanung:

Zeit ist natürlich ein wesentlicher Faktor. Eine Messebeteiligung ist ein Highlight im Marketing-Plan. Nützen Sie die Zeit zur guten Vor- und Nachbereitung – nur dann holen Sie alles aus Ihrem Messe-Engagement heraus.

3 Tipps zum Thema “Zeit”

Bei manchen Messen (wie z.B. der Österreichischen Franchise Messe) macht es Sinn zeitig zu buchen.

  • Zum einen, um den Frühbucherbonus in Anspruch zu nehmen,
  • weil Sie sich den Standplatz womöglich noch aussuchen können (first come, first served)
  • und weil Sie ab Buchung in der Medienarbeit womöglich genannt werden, sicher jedoch schon auf der Website, die ein Teil der Bewerbung ist.

 

Standplanung:

wie groß wollen oder können Sie sich  präsentieren? Denken Sie daran, die Größe Ihres Auftritts suggeriert den Messebesuchern/innen auch Ihre vermeintliche Bedeutung in der Szene. Und nicht immer müssen Sie für die Bespielung Ihrer Standfläche viel Geld ausgeben – Kreativität ist gefragt!

Andererseits kann es auch Sinn machen, wenn Sie nicht viel zu zeigen haben (oder das Budget Ihnen einen Strich durch die Rechnung macht), eine kleine Standfläche und zusätzlich Werbung  zu buchen: ein Inserat im Messekatalog, Promotoren, Flyer auf den Sitzplätzen der Vorträge auflegen, im Messe-Sackerl eine Beilage planen, u.v.m – je nach Messe gibt es immer viele Möglichkeiten, zusätzlich, auf sich aufmerksam zu machen.

3 Tipps zur Standplanung:
  • Überlegen Sie Ihre Basiswerte und wie diese kreativ in Szene gesetzt werden können! Einer Ihrer Kernwerte ist Frische? Wie könnte man Frische übersetzen….
  • Überlegen Sie,  wie Sie die Gesprächssituation mit potentiellen Kunden gestalten wollen. Am Stehpult? Auf einer Couch? Servieren Sie dann Getränke? Wo werden diese und Ihre Arbeitstasche gelagert?
  • Ist Ihr Stand womöglich eine Art “Landmark” am Messegelände, weil er besonders auffällt (Höhe, Farbe, Form)

Hinweis: auf der Messe werden vor allem jene Stände fotografiert und gefilmt, die “anders” oder kreativ sind. Der Lohn dafür spiegelt sich in Presse- oder Filmberichten wider… Und diese Fotos können Sie auch wieder für Ihre interne Kommunikation, für Facebook etc. verwenden…

Wichtiger Punkt Ihrer Messeplanung: Mitarbeiter/innen auf der Messe:

bitte nur jene aussuchen, die gerne mit Menschen zu tun haben!

Schon gesehen: Mitarbeiterinnen, die sich während der Messe die Nägel lackieren (sic!), andere, die ständig telefonieren oder gar nicht am Stand zu sehen sind…. geht gar nicht!! Sie glauben nicht, was man hier alles sieht…. Gut sind Mitarbeiter/innen die es auch schaffen, auf andere zuzugehen und dann ZUHÖREN! Einige Fragen stellen, motivieren bis hin zu begeistern und nicht zu viel aber auch nicht zu wenig weitere Infos zur Verfügung zu stellen..

3 Tipps zum Thema Mitarbeiter/innen auf der Messe:
  • Nur Mitarbeiter/innen einbinden, die kommunikativ sind
  • Anzahl genau überlegen! An welche Aktionen auf der Messe nehmen Sie selbst teil? Halten Sie einen Vortrag oder sind in einen anderen externen Programmpunkt involviert? Dann gehört der Stand in der Zwischenzeit von einer zweiten Person betreut…. (Und jeder will mal Pause machen)
  • Genaue Schulung vorher! Was ist das Ziel (Image, Lead-Generierung..)? Wie verhalten wir uns? Wer übernimmt welche Rolle?

 

Welche Materialien setzen wir auf der Messe ein?

Wichtig: in welcher Form kommunizieren Sie auf der Messe? Haben Sie Folder im Gepäck oder vielleicht ein spezielles Messe-Handout konzipiert?

3 Tipps zum Info-Material:
  • Bedenken Sie, viele Messebesucher/innen wollen sich Basis-Informationen abholen, d.h. keep it simple!
  • Überschütten Sie  die Besucher/innen nicht mit Katalogen – das wirkt womöglich aufdringlich – und niemand mag kiloweise Material auf einer Messe schleppen.
  • Was bieten Sie digital an? Jüngere Besucher/innen setzen voraus, dass Sie auch in der digitalen Welt eine gute Figur machen. Ob das Ihre Website betrifft (mit z.B. einer eigenen landing page rund um die Messe), eine App für Erstinteressente oder kurze Erklär-Videos auf Youtube bzw. am Messestand.

 

Welche PR- oder Werbe-Begleitmaßnahmen bieten sich rund um die Messe an?

Eines sei vorweg genommen: es ist ganz klar auf der Messe zu sehen, wer sich vorher Gedanken über Begleitmaßnahmen gemacht hat und welche Aussteller nur mit ihrem Roll- up kommen und meinen, der oder die Messeveranstalter/in sollten gefälligst potentielle Kunden bringen. So funktioniert das allerdings nicht! Als Messeveranstalterin kann ich Menschen, die grundsätzlich über das Thema nachdenken durch Werbemaßnahmen erreichen – erfolgreich sind jene Aussteller, die darüber hinaus selbst aktiv sind!

4 Tipps zu PR- oder Werbe-Begleitmaßnahmen rund um die Messe
  • Beim Messeveranstalter/in nachfragen, ob es vergünstigte Karten für Aussteller zur Weitergabe an potentielle Kunden gibt – laden Sie Ihre Interessenten großzügig auf die Messe ein oder gewähren Sie einen Eintrittsrabatt beim Kartenkauf über Sie.
  • Schon an eine eigene Presseaussendung im Vorfeld der Messe gedacht? Informieren Sie die Medien, was es Neues bei Ihnen am Messestand zu sehen gibt (bzw. über news in Ihrem Unternehmen generell) mit Hinweis auf die Messe und Sie als Aussteller.
  • Online: Sie können den Messeveranstalter/in fragen, ob er/sie Ihnen einen digitalen Banner für Ihre Website zur Verfügung stellt (sieht professionell aus und Sie zeigen, dass Sie up to date sind),  informieren auf Ihrer Website über die Messe, via newsletter, posten Ihre Beteiligung auf Facebook, XING, Instagramm, google+ etc.
  • Bei der Franchise Messe stellen wir z.B. unseren Ausstellern auch Save-the-date-Karten für eigene Veranstaltungen zur Verfügung, bzw. Plakate für die Franchise-Standorte – fragen Sie nach, welches Material vorhanden ist, Sie werden letztendlich selbst davon profitieren.

Wie sieht die Nachbetreuung der Interessenten aus? 

Kaum zu glauben: auf meine Frage nach der Messe an eine Ausstellerin, deren Stand ständig von Interessenten belagert war, wie viele Franchisenehmer/innen sie gewonnen hatte, meinte diese: “Ach, wir hatten dann keine Zeit mehr uns darum zu kümmern.” (!!!!) Tatsächlich geschehen. Also machen Sie es besser!! Und überlegen Sie schon vor der Messe, welche nächste Info-Stufe Sie den Interessenten anbieten. Einzelgespräche in Ihrer Zentrale? Oder eine gemeinsame Präsentation an Ihrem Standort für alle Interessenten? Rufen Sie in der nächsten Woche an oder bekommen die Interessenten gleich auf der Messe eine Einladung in die Hand gedrückt? Was auch immer Sie dazu planen, Hauptsache, Sie planen!

Meine drei Zauber-Tipps für die Messe:
  • Gönnen Sie sich zwischendurch selbst einen Vortrag oder besuchen Kollegen, die gerade Zeit haben. Das sorgt für Abwechslung und macht auch inhaltlich Sinn. Unterschätzen sie nicht, was Sie selbst auf einer Messe lernen können, sei es durch die Vorträge oder von Kollegen/innen.
  • Gutes Schuhwerk: sollte zwar selbstverständlich sein, man sieht und hört anderes… 🙂
  • Einstellung – innerer Zustand: freuen Sie sich im Vorfeld schon auf die Messe und seien sie neugierig, was Sie alles erleben werden und wie Sie erfolgreich sein werden. Damit legen Sie einen weiteren Baustein für den tatsächlichen Erfolg. Denn es wird so werden, wie Sie es sich denken: wenn Sie vorher schon meinen, “Oh Gott, hoffentlich vergeht die Zeit schnell”, haben Sie leider in dem Moment das Geld für die Messe beim Fenster rausgeworfen…

Mehr zum Thema Messeplanung? ErfolgreicheMessebeteiligungGrundlagen

http://www.checkliste.de/unternehmen/marketing-und-vertrieb/messeorganisation.htm

 

http:www.cox-orange.at

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