05 Nov

Mit gutem Projektmanagement zum Erfolg

In diesem Blog lesen Sie über die Bedeutung von gutem Projektmanagement zum Erfolge und drei Anregungen für Ihr gelungenes Projektmanagement.

Was gehört zu einem erfolgreichen Projekt?

Zu einem erfolgreichen Projekt gehört sicher zu Beginn die gute oder sinnvolle Idee, ein fähiges Team, Budget, Zeit zur Umsetzung  und natürlich ein klares Projektmanagement!

Manche meinen, in Firmen, die sich viel mit Kreativität beschäftigen, starten alle am späten Vormittag, spielen dann am Wutzler (Tischfussball)  und hören nur chillige Musik. Mag sein, dass es auch solche Firmenkulturen gibt, doch was auch diese für ihren Erfolg brauchen, ist eine klare Aufgabenverteilung, Zuständigkeit, definierte Kommunikationsabläufe und Strukturen in einem Projekt.  Natürlich haben viele Start ups andere Kommunikationsformen und auch Arbeitsstile, doch immer wenn es auch um Geld geht (zumindest das der Investoren) dann werden definierte Meilensteine  ein Thema sein.

Tipp1

Schlüsselstelle Zielklarheit

Auch wenn es selbstverständlich erscheint, dass allen Beteiligten das Ziel klar ist, oftmals habe ich es anders erlebt! Vor allem in größeren Betrieben oder Institutionen ist es nicht selbstverständlich, dass alle das “gleiche Bild” vor Augen haben.

Daher: es zahlt sich aus, am Projektanfang die Zeit in die Zielklarheit und deren Bedeutung zu investieren! Das erreichte Ziel hat natürlich auf Kunden, Umfeld, Umwelt eine Auswirkung. Es könnte sein, dass dadurch ein Teammitglied bewusst oder unbewusst eine Zielerreichung konterkariert, weil diese Auswirkung vermieden werden möchte. Nur wenn alle am gleichen Strang ziehen und eine gemeinsame Vorstellung vom Ziel haben, ist eine gutes Basis zum Projekterfolg geschaffen worden. Gut ist meiner Ansicht nach, ein Projektstrukturplan (PSP) der gemeinsam besprochen wird. Dadurch werden viele Punkte, Arbeitspakete und Details schon zu Beginn erlebbar. Ein PSP ist eine Projektsicht auf einer Meta-Ebene, der gerade bei komplexeren Projekten unabdinglich ist.

Zu den vermeintlichen Hardfacts: für die Organisation gibt es verschiedene Typen von Projektmanagementsoftware, wie z.B. MS Project. Da fällt mir ein Tipp meines Vaters ein, der damals erfolgreicher  Unternehmensberater in der IT war: “Achtung, vor zu großen IT-Lösungen, bei kleineren Unternehmen. Es besteht die Gefahr, dass man am Ende des Tages zu sehr mit der IT beschäftigt ist und die Administration dadurch zu teuer wird. Bei vielen gescheiterten Projekten lag es viel mehr an der  undefinierten Projektkommunikation! Diese ist meiner Ansicht nach das wichtigste.

Tipp2

Schlüsselstelle Projektteam

Das sehe ich mittlerweile auch so. Die Projektkommunikation entscheidet maßgeblich über den Erfolg mit: Es beginnt bereits mit der Zusammenstellung des Projektteams. Ist es wirklich klar, wer intern und extern miteinander zu tun hat?

Wer trifft in Folge welche Entscheidungen? Wer gibt Freigaben?

Und wie läuft die Kommunikation? Regelmäßige Treffen,  via Mail oder digitalen Plattformen, Telefon? Wer ist worüber zu informieren? Ist im Mailverkehr “cc” erwünscht, verpönt, verboten?

Wie werden die Ergebnisse der Besprechungen zusammengefasst? Gibt es Kontaktberichte, Logbücher andere Formen?

Tipp3

Schlüsselstelle “Close-Down”

So wie der Start des Projektes sehr relevant ist, könnte die Gefahr bestehen, den Close down eines Projektes (vor allem zeitlich) zu unterschätzen. Ein Projekt gehört jedoch ordentlich abgeschlossen! Je nach  Projektart können dazu gehören:  Danke-Schreiben, Fotoarchiv anlegen, Muster retour senden, Clippingmappen erstellen, Projekterfolge via Presseaussendung, social media, interne Schreiben  oder an Multiplikatoren kommunizieren,  Klarschiff machen bei der Archivierung von Print- oder digitalen Dokumenten, Filmen,  Rechnungen schreiben, zahlen, Budgetabschluss, Fragebögen auswerten, Projektbericht schreiben etc.

Und am Ende, wichtig und oft übersehen: FEIERN! Oder zumindest ein Treffen der beteiligten Personen um auch emotional den “close down” zu beschließen (bevor wir schon im nächsten Projekt mittendrin sind…)

http://www.cox-orange.at

 

19 Jun

Wie Sie den ersten Eindruck richtig vermasseln

In diesem Blog geht es um Ihren ersten Eindruck und Ihr Bewusstsein dafür, was Sie so alles ausstrahlen.

Sie wollen wissen, wie Ihr erster Eindruck auf andere ist? Sie könnten jemand, den Sie zum ersten Mal treffen, natürlich fragen – was vielleicht etwas seltsam anmutet. Bzw. ist Ihrem Gast vielleicht gar nicht die Fülle an Informationen bewusst, die er oder sie  am Weg in Ihr Büro schon gesammelt hat. Warum das wichtig ist? Weil Sie ganz schön lange dann brauchen, um aus der “Negativkiste” heraus zu kommen, in die Sie sich gerade gesetzt haben. Sie verlieren in dem Moment Teile Ihres guten Images und auch Zeit, die Sie jetzt zusätzlich brauchen um wieder gute Stimmung zu machen… 

In der 5-Sinne-Wahrnehmung des Kunden

Einfacher: versetzen Sie sich mal in die Lage eines Kunden, der Sie zum ersten Mal besucht. Gehen Sie mit den Augen Ihres Kunden durch: Wie ist die Straße/der Ort, wo Sie sich befinden, wofür steht diese Umgebung? Ist Ihr Türschild erkennbar und sauber? Quietscht die Türe? Hat die Fußmatte schon Löcher? Wer begrüßt Ihren Kunden, hilft ihm aus dem Mantel, bietet ihm einen Kaffee etc. an? All das sind Facetten vom ersten Eindruck.

Tatsächlich erlebt, auf einer Businessreise in eines unserer Nachbarländer: ich komme nach einem sehr zeitigen Morgenflug in deren Office an – und offenbar hat niemand Zeit. Ich stehe im Mantel im Vorraum und warte….. Nach meinem – schon leicht genervten Nachfragen, ob mein Gesprächspartner nun bald käme –  hieße es, er braucht noch ein paar Minuten. Also diese Minuten können sehr lange werden. Sie können sich denken, was sich alles (nicht so freundliche)  in mir angesammelt hat, bevor er zur Türe herein kam. Nicht gut! Wenn sich inzwischen sein Team um mich gekümmert , mir einen Kaffee und/oder eine Zeitung angeboten oder ein paar Minuten Smalltalk geführt hätte, würde ich heute nicht darüber schreiben.

Mit allen Sinnen..

Machen Sie es besser! Lassen Sie Ihren Kunden gut in Ihre Welt – mit allen fünf Sinnen – eintauchen. Gehen Sie bewusst durch ihr Office, als ob es das erste Mal wäre. Riechen Sie Leberkäse? Weil vielleicht gerade Mittagszeit ist und sich Ihr Team stärkt? Das ist verständlich – nicht aber für das olfaktorische Vergnügen Ihres Kunden geeignet…

Was sehen Sie? Gebrauchte Taschentücher (!!!??) auf Schreibtischen??? Angeräumte Gänge? Stapelweise alte Zeitungen? Das wird Niemanden gefallen und Ihnen auch nicht, wenn Sie die Gedanken Ihres Kunden lesen könnten…

Auch wenn laute Musik oder streitende Mitarbeiter/innen zu hören sind – das ist sicher nicht für die Ohren Ihres Kunden gedacht. Genauso wenig, wenn ein Mitarbeiter (ist mir mal beim Friseur passiert) mir über seine Kollegin  Negatives erzählte. Meine Güte, das wollte ich gar nicht hören und wissen! Und dann machte mir so meine Gedanken über dieses Team….

Anregung:

Nachdem der Gastgeber oder jemand aus seinem Team aus dem Mantel geholfen hat, zwei Minuten Zeit geben, sodass der Kunde auch innerlich richtig ankommt, immer Kaffee, Wasser etc. zum Trinken anbieten. Kurzer Small Talk und dann geht´s gut los!

http://www.cox-orange.at

 

27 Mrz

Entweder Kommunikation oder single

Rezept für gute  Kommunikation 

In diesem Blog erhalten Sie drei Empfehlungen, die Ihnen im Alltag für Ihre gute Kommunikation weiterhelfen.

Wir lernen viel. Sehr viel sogar. Nur leider meistens wenig über Kommunikation. Das ist insofern seltsam, als wir doch nur dank der Kommunikation mit anderen Menschen interagieren können. Wir lernen weder, wie wir Kinder richtig erziehen, eine Beziehung führen oder im Business mit anders denkenden umgehen. Wohin nicht gute Kommunikation führt haben wir schon in der Familie oder im Beruf erlebt und beobachten gleichzeitig auf der großen Weltbühne..

Ich finde, Basics zur Kommunikation sollten schon unsere Kinder in der Schule lernen!

Aber besser spät, als niemals 🙂

Empfehlung 1: Sich klarmachen, dass jeder anders tickt

Es ist eben so, dass jeder völlig anders groß geworden und sozialisiert wurde – in der Hirnforschung spricht man von “Verschaltungen” im Gehirn. Also wir sind einfach geprägt dadurch, was wir früher wahrgenommen und gelernt haben.  Nur leider hat jede/r völlig unterschiedliche Wege beschritten, die zu unterschiedlichen Werten, Überzeugungen, inneren Glaubenssätzen, Filtern etc. geführt haben. Insofern ist es eh ein Wunder, wenn zwei oder mehrere sich halbwegs verstehen  :-).

Wichtig ist, sich selbst zu verinnerlichen, dass die Welt, wie wir sie selbst wahrnehmen, nur unsere Welt ist. Jede/r sieht sie anders. Das Gute daran ist: hurra, wir können uns auch unsere Welt gestalten, wir bestimmen, ob wir uns aufs Positive konzentrieren (und den Regenbogen sehen), oder doch nur ärgerlich wahrnehmen, dass es regnet.

Wir sind unser eigener Regisseur unsers Lebens. Ja, das bedeutet auch Verantwortung für uns selbst übernehmen. Große Sache. Und dann sollen wir auch noch auf “die Anderen” schauen… JA! Denn das bedingt gute Kommunikation.

Die Herausforderung dabei: neugierig zu bleiben, wie andere die Welt sehen und Lust haben, in deren Welt einzutauchen um besser zu verstehen. Wie das geht? FRAGEN!!!

Und versuchen, sich mal bewusst  in die Lage des anderen zu versetzen. Was sieht der Andere? Was hat er oder sie verstanden und wahrgenommen?  Wer hat dann “Recht”?  Viel Spaß, das Abenteuer Kommunikation beginnt….

Empfehlung 2: Positiven, inneren Zustand aufbauen

Ganz wichtig vor jedem Gespräch – check, wie ist mein innerer Zustand? Wie gehts mir gerade? Wenn ich noch ärgerlich vom letzten Telefonat bin und diesen Ärger nicht bewusst “entsorge” werde ich ihn leider zum nächsten Gespräch mitnehmen und dort abladen. Gar nicht gut!

Im Coaching lernt man, wie man sich wieder positiv auflädt. Welcome! Oder, schon mal probiert, ein paar Minuten trotz Ärger zu lächeln? Interessanterweise übernimmt der Geist vom Körper das Signal “ist eh alles fein”!  Also die Wechselwirkung von Körper und Geist ist ja den Meisten bekannt …. aber auch bewusst, wie wir uns damit selbst steuern?? Hängende Schultern oder Mundwinkel, schlurfende Schritte – weg damit! So entsteht sicher kein guter, innerer Zustand! Und dieser ist notwendig, BEVOR sich wichtige Dinge tun…

Empfehlung 3: Wertschätzung, Wertschätzung, Wertschätzung

Es ist halt so: die Menschen wollen, dass sie Wertgeschätzt werden. Warum es uns so schwer fällt, ein Lob auszusprechen oder den Menschen hinter der Tätigkeit zu sehen? Ich weiß es nicht – und vergesse es auch öfters…. nicht gut!  Wertschätzung ist ein door-opener! Und damit meine ich nicht “schleimen” sondern den Gegenüber für irgendetwas in dem Moment wertzuschätzen, wenn es nicht sowieso offensichtlich ist. Vielleicht weil er oder sie sich für ein Thema engagiert (auch wenn das Engagement nicht unserer Meinung entspricht – immerhin, wie viele Menschen engagieren sich schon…) oder Aufmerksamkeit auf einen Punkt legt (nochmals: auch wenn für uns ein anderer Punkt wichtig ist, immerhin geht es um das Thema “Aufmerksamkeit”.) Und Wertschätzung zu geben, kann man üben! Wird sicher interessant, wenn Sie damit Ihr Umfeld überraschen 🙂

www.cox-orange.at