05 Nov

Mit gutem Projektmanagement zum Erfolg

In diesem Blog lesen Sie über die Bedeutung von gutem Projektmanagement zum Erfolge und drei Anregungen für Ihr gelungenes Projektmanagement.

Was gehört zu einem erfolgreichen Projekt?

Zu einem erfolgreichen Projekt gehört sicher zu Beginn die gute oder sinnvolle Idee, ein fähiges Team, Budget, Zeit zur Umsetzung  und natürlich ein klares Projektmanagement!

Manche meinen, in Firmen, die sich viel mit Kreativität beschäftigen, starten alle am späten Vormittag, spielen dann am Wutzler (Tischfussball)  und hören nur chillige Musik. Mag sein, dass es auch solche Firmenkulturen gibt, doch was auch diese für ihren Erfolg brauchen, ist eine klare Aufgabenverteilung, Zuständigkeit, definierte Kommunikationsabläufe und Strukturen in einem Projekt.  Natürlich haben viele Start ups andere Kommunikationsformen und auch Arbeitsstile, doch immer wenn es auch um Geld geht (zumindest das der Investoren) dann werden definierte Meilensteine  ein Thema sein.

Tipp1

Schlüsselstelle Zielklarheit

Auch wenn es selbstverständlich erscheint, dass allen Beteiligten das Ziel klar ist, oftmals habe ich es anders erlebt! Vor allem in größeren Betrieben oder Institutionen ist es nicht selbstverständlich, dass alle das “gleiche Bild” vor Augen haben.

Daher: es zahlt sich aus, am Projektanfang die Zeit in die Zielklarheit und deren Bedeutung zu investieren! Das erreichte Ziel hat natürlich auf Kunden, Umfeld, Umwelt eine Auswirkung. Es könnte sein, dass dadurch ein Teammitglied bewusst oder unbewusst eine Zielerreichung konterkariert, weil diese Auswirkung vermieden werden möchte. Nur wenn alle am gleichen Strang ziehen und eine gemeinsame Vorstellung vom Ziel haben, ist eine gutes Basis zum Projekterfolg geschaffen worden. Gut ist meiner Ansicht nach, ein Projektstrukturplan (PSP) der gemeinsam besprochen wird. Dadurch werden viele Punkte, Arbeitspakete und Details schon zu Beginn erlebbar. Ein PSP ist eine Projektsicht auf einer Meta-Ebene, der gerade bei komplexeren Projekten unabdinglich ist.

Zu den vermeintlichen Hardfacts: für die Organisation gibt es verschiedene Typen von Projektmanagementsoftware, wie z.B. MS Project. Da fällt mir ein Tipp meines Vaters ein, der damals erfolgreicher  Unternehmensberater in der IT war: “Achtung, vor zu großen IT-Lösungen, bei kleineren Unternehmen. Es besteht die Gefahr, dass man am Ende des Tages zu sehr mit der IT beschäftigt ist und die Administration dadurch zu teuer wird. Bei vielen gescheiterten Projekten lag es viel mehr an der  undefinierten Projektkommunikation! Diese ist meiner Ansicht nach das wichtigste.

Tipp2

Schlüsselstelle Projektteam

Das sehe ich mittlerweile auch so. Die Projektkommunikation entscheidet maßgeblich über den Erfolg mit: Es beginnt bereits mit der Zusammenstellung des Projektteams. Ist es wirklich klar, wer intern und extern miteinander zu tun hat?

Wer trifft in Folge welche Entscheidungen? Wer gibt Freigaben?

Und wie läuft die Kommunikation? Regelmäßige Treffen,  via Mail oder digitalen Plattformen, Telefon? Wer ist worüber zu informieren? Ist im Mailverkehr “cc” erwünscht, verpönt, verboten?

Wie werden die Ergebnisse der Besprechungen zusammengefasst? Gibt es Kontaktberichte, Logbücher andere Formen?

Tipp3

Schlüsselstelle “Close-Down”

So wie der Start des Projektes sehr relevant ist, könnte die Gefahr bestehen, den Close down eines Projektes (vor allem zeitlich) zu unterschätzen. Ein Projekt gehört jedoch ordentlich abgeschlossen! Je nach  Projektart können dazu gehören:  Danke-Schreiben, Fotoarchiv anlegen, Muster retour senden, Clippingmappen erstellen, Projekterfolge via Presseaussendung, social media, interne Schreiben  oder an Multiplikatoren kommunizieren,  Klarschiff machen bei der Archivierung von Print- oder digitalen Dokumenten, Filmen,  Rechnungen schreiben, zahlen, Budgetabschluss, Fragebögen auswerten, Projektbericht schreiben etc.

Und am Ende, wichtig und oft übersehen: FEIERN! Oder zumindest ein Treffen der beteiligten Personen um auch emotional den “close down” zu beschließen (bevor wir schon im nächsten Projekt mittendrin sind…)

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10 Aug

Wie Sie Zeit sparen und Ihre PR-Projekte erfolgreich abwickeln

In diesem Text geht es darum, wie wir durch Partner Zeit sparen und gleichzeitig durch deren Know-How profitieren können.

Manchmal sind es die kleinen Dinge, die uns große Vorteile verschaffen – dazu gehören für mich  Geschäftspartner/innen, die entweder unsere eigene Leistung ergänzen oder Partner – Firmen, die unsere Abläufe vereinfachen.

Mit dem Partner: von klein zu groß

Damit meine ich in unserem Fall z.B. Firmen, die uns mit guter Grafik, Fotos, Film-Know-How oder Marktforschung  als Partner zur Seite stehen und zum anderen Firmen, die uns mit SEO, google adwords oder Logistik unterstützen.  Der Nutzen liegt auf der Hand: durch Partner  kann auch eine kleine Firma ein großes komplexes Leistungsspektrum erbringen und dem Kunden und sich selbst durch erprobte work-flows  gleichzeitig  Zeit sparen helfen.

Durch den Partner: Zeit sparen!

Zeit sparen  zB auch in der Produktion und dem Versand von Drucksorten: Mail Boxes ETC. (MBE) ist einer unserer Partner.  Wir übergeben einen Druckauftrag und die folgende Logistik übernimmt MBE. Praktisch auch, wenn es um Weihnachtsbriefe geht, wo ein give away mit einem Brief  an Hunderte Adressen geschickt werden soll. Früher sind wir dann alle in der Agentur ins Feeling eines Postmanns (gibts Postfrauen??) eingetaucht und haben gedruckt, gefalzt, kuvertiert und womöglich noch ans give away Mascherln angebunden. Das ist definitiv vorbei (und nicht nur, weil sich vieles in die digitale Welt verlagert hat).  Die Kollegen von MBE kommen zu uns, holen alles ab (oder organisieren und drucken sowieso selbst) und verschicken dann. Unser Vorteil? ZEIT-GEWINN! Und die kostet bekanntlich….

http://www.mbe.at

Gemeinsam statt einsam…

Wenn ich an unsere Partner für Grafik, Film und Fotos denke,  ist mir deren Anteil an unserem Erfolg sehr klar. Sie bringen eigene Ideen,  Know-How und Ihre Freude am gemeinsamen Schaffen ein, sodass unser PR-Projekt in Summe definitiv mehr ausstrahlt, als wir es alleine realisieren hätten können.

Dazu braucht es natürlich kompetente Partner – und eine gute Chemie. Mit dieser ausgestattet, bringen einfach alle mehr Spirit ein und in Folge finden auch sehr effiziente und erprobte  Abläufe statt. Wir haben über Jahre dieses Partner-Netzwerk auf- und ausgebaut. Wir müssen einem Kunden nicht alle Leistungen verkaufen, wir sind flexibel – können jedoch mit unseren Partnern alle Kommunikationsleistungen abdecken. Der Vorteil für den Kunden liegt natürlich auch darin, mit uns einen Ansprechpartner zu haben, der ein Auge darauf hat, dass die definierte Strategie von allen verfolgt wird und das Projektmanagement gut funktioniert.

Summa summarum: Es zahlt sich wirklich aus, sich mit guten Partnern zu umgeben!

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13 Mai

So werden Ihre Events erfolgreich

Lesen Sie, wie Ihre Events erfolgreich werden! In diesem Blog geht es darum, wie Sie mit Ihren Veranstaltungen bei Ihrer Zielgruppe punkten.

Ziele definieren

Wie immer im Marketing geht es darum, vor dem Projektstart Ziele zu definieren. Was will ich mit meiner Veranstaltung erreichen? Geht es um Kundenbindung, will  ich ein bestimmtes Produkt oder eine Dienstleistung lancieren, habe ich etwas zu feiern? Und wie definiere ich den Erfolg des Events? Was kann ich wie messen, was nicht?

Erfolg messen

Die einfachste Größe ist natürlich die Anzahl der Teilnehmer/innen – so Sie nicht die Anzahl vorher im Sinne “der künstlichen Verknappung” (noch immer eine interessante Marketing-Strategie!) sehr klein gehalten haben. Wobei nicht zu vernachlässigen: selbst wenn ein Gast nicht kommen kann, hat er womöglich wertschätzend Ihre Einladung registriert und Sie haben sich wieder positiv  in Erinnerung gerufen… Erfolg kann der gelungene Ablauf sein, das positive Feedback Ihrer Gäste, Ihre begleitende Medienarbeit (für manche wichtiger als der Event als solches…), verkaufte Stückanzahlen danach… Doch geben Sie dieser Messung etwas Zeit! Manchmal dauert es doch noch einen Monat oder mehr, bevor der Kunde bei Ihnen bestellt, auch wenn der Auslöser etwas länger her ist. Vor allem, wenn es darum geht, einen Bekanntheitsgrad oder ein Image aufzubauen, kann ein Event allein nicht sofort alles erreichen! Ist wie immer ein Mosaikstein Ihrer Kommunikationspolitik…

Beispiel für einen erfolgreichen Event:

Es ging um Südseeperlen und herrlichem Schmuck daraus. Das Ziel war natürlich in erster Linie, mehr zu verkaufen. Die Idee war, die Kunden/innen selbst zu “Expert/innen” zu machen. Also intensiv über Perlen, deren Qualitätsmerkmale, Herkunft, Entstehung etc. zu informieren – oft eine gute Strategie für hochpreisige Produkte! Denn je mehr ich über das Produkt und seine Entstehungsgeschichte weiß, umso interessanter wird es für mich… Und ich werde auch Dritten gegenüber davon gerne erzählen…

In einem kleinen Schlösschen in NÖ fand der Event statt: eine tolle Diashow (damals 🙂 mit Fotos von Tauchgängen, den  Perlentauchern und ihren Erfolgen. Zwischen den Bildern wurden auf der Bühne junge, schwarz gekleidete Assistentinnen, die mit einer auffälligen Kopfbedeckung von überall sichtbar waren, mit den Perlen geschmückt, während weiter erklärt wurde.  Danach im Nebenraum, blaues Licht, Delphinengesang, Unterwasser-Dekoration und zwei Tische mit jeder Menge Perlen und Spiegeln daneben. Beim Event konnte man nichts kaufen – die Damen stürzten sich jedoch auf die Tische und waren in den Folgewochen oft im Geschäft der Auftraggeberin zu sehen…

Die Inszenierung

Es soll doch ein Highlight werden, Ihr Event. Wenn das Thema/der Inhalt klar ist, dann beginnt die Suche nach einer geeigneten Location. Denken Sie daran, damit gewinnen Sie bereits die halbe Miete! Je besser die Räume und deren Atmosphäre zu Ihrem Thema passen umso mehr sparen Sie an Dekoration.

Dann geht es um den Ablauf bis hin zum Regieplan – und der sollte genau sein! Jede beteiligte Firma, ob Technik, Musik, Catering, Künstler und die Speaker sollten genau wissen, wann ihr Einsatz stattfindet, was vorher und nachher kommt, was währenddessen womöglich auf einem Screen im Hintergrund zu sehen ist. Alle Mitwirkenden sind hoffentlich von Ihnen vorher genau gebrieft worden und Sie haben auch eine kleine Generalprobe durchgeführt. (Ohne Mikro-Check geht gar nichts!!)

Für die Gäste beginnt Ihre Inszenierung bereits mit Ihrer Einladung. Kommt diese per Post, digital oder per Brieftaube :-)? Wie binden Sie dann vor Ort Ihre Gäste ein? Wie können Sie ihre Gäste überraschen ohne sie zu überfordern? Welche Angebote machen Sie?

Zielgruppe, welche Gäste lade ich ein?

Das ist einer der wichtigsten  Momente, die Erstellung der Gästeliste. Je mehr Sie sich dafür  interessieren und wirklich selektieren umso zufriedener werden Sie danach sein. Ich bin immer wieder erstaunt, dass Firmen und Institutionen keine ordentlichen Datenbanken führen und dann keine vernünftigen Verteiler erstellen können. Das ist aber das Herzstück im Marketing! Jedenfalls ist es wichtig, ein Zielbild vor Augen zu haben, wie viele Gäste wollen/können Sie betreuen, was haben diese gemeinsam? An Ihrer Zielgruppe sollte sich auch  der Ablauf und die gewünschte Grundatmosphäre orientieren.

Noch ein paar Tipps für den erfolgreichen Event:

  • Kares Zielbild für die Veranstaltung entwerfen
  • Besuchen Sie andere Veranstaltungen um wahrzunehmen, was Ihnen gefällt, was Sie anders machen würden.
  • Sparen Sie rechtzeitig! Eine ordentliche Veranstaltung, wo Sie nicht selbst servieren wollen, kostet. Und Sie wollen ja mit Profis arbeiten, die ihre Erfahrung mitbringen.
  • Neben den kreativen Ideen ist ein klares Projektmanagement mit Arbeitspaketen,  Meilensteinen und to-do-Listen gefragt.
  • Versetzen Sie sich immer wieder bei der Planung in die Rolle Ihrer Gäste  – wie nehmen diese Ihren Ablauf aus deren Perspektive wahr? (z.B. nicht überfordern, wenn alle einen Arbeitstag schon hinter sich haben, doch auch einbinden, vernetzen….)
  • Ganz wichtig: guter Fotograf, evtl. filmen – das brauchen Sie für den Nachversand an Ihre Gäste und auch für Ihre gute Erinnerung…

 

htpp://www.cox-orange.at