05 Nov

Mit gutem Projektmanagement zum Erfolg

In diesem Blog lesen Sie über die Bedeutung von gutem Projektmanagement zum Erfolge und drei Anregungen für Ihr gelungenes Projektmanagement.

Was gehört zu einem erfolgreichen Projekt?

Zu einem erfolgreichen Projekt gehört sicher zu Beginn die gute oder sinnvolle Idee, ein fähiges Team, Budget, Zeit zur Umsetzung  und natürlich ein klares Projektmanagement!

Manche meinen, in Firmen, die sich viel mit Kreativität beschäftigen, starten alle am späten Vormittag, spielen dann am Wutzler (Tischfussball)  und hören nur chillige Musik. Mag sein, dass es auch solche Firmenkulturen gibt, doch was auch diese für ihren Erfolg brauchen, ist eine klare Aufgabenverteilung, Zuständigkeit, definierte Kommunikationsabläufe und Strukturen in einem Projekt.  Natürlich haben viele Start ups andere Kommunikationsformen und auch Arbeitsstile, doch immer wenn es auch um Geld geht (zumindest das der Investoren) dann werden definierte Meilensteine  ein Thema sein.

Tipp1

Schlüsselstelle Zielklarheit

Auch wenn es selbstverständlich erscheint, dass allen Beteiligten das Ziel klar ist, oftmals habe ich es anders erlebt! Vor allem in größeren Betrieben oder Institutionen ist es nicht selbstverständlich, dass alle das “gleiche Bild” vor Augen haben.

Daher: es zahlt sich aus, am Projektanfang die Zeit in die Zielklarheit und deren Bedeutung zu investieren! Das erreichte Ziel hat natürlich auf Kunden, Umfeld, Umwelt eine Auswirkung. Es könnte sein, dass dadurch ein Teammitglied bewusst oder unbewusst eine Zielerreichung konterkariert, weil diese Auswirkung vermieden werden möchte. Nur wenn alle am gleichen Strang ziehen und eine gemeinsame Vorstellung vom Ziel haben, ist eine gutes Basis zum Projekterfolg geschaffen worden. Gut ist meiner Ansicht nach, ein Projektstrukturplan (PSP) der gemeinsam besprochen wird. Dadurch werden viele Punkte, Arbeitspakete und Details schon zu Beginn erlebbar. Ein PSP ist eine Projektsicht auf einer Meta-Ebene, der gerade bei komplexeren Projekten unabdinglich ist.

Zu den vermeintlichen Hardfacts: für die Organisation gibt es verschiedene Typen von Projektmanagementsoftware, wie z.B. MS Project. Da fällt mir ein Tipp meines Vaters ein, der damals erfolgreicher  Unternehmensberater in der IT war: “Achtung, vor zu großen IT-Lösungen, bei kleineren Unternehmen. Es besteht die Gefahr, dass man am Ende des Tages zu sehr mit der IT beschäftigt ist und die Administration dadurch zu teuer wird. Bei vielen gescheiterten Projekten lag es viel mehr an der  undefinierten Projektkommunikation! Diese ist meiner Ansicht nach das wichtigste.

Tipp2

Schlüsselstelle Projektteam

Das sehe ich mittlerweile auch so. Die Projektkommunikation entscheidet maßgeblich über den Erfolg mit: Es beginnt bereits mit der Zusammenstellung des Projektteams. Ist es wirklich klar, wer intern und extern miteinander zu tun hat?

Wer trifft in Folge welche Entscheidungen? Wer gibt Freigaben?

Und wie läuft die Kommunikation? Regelmäßige Treffen,  via Mail oder digitalen Plattformen, Telefon? Wer ist worüber zu informieren? Ist im Mailverkehr “cc” erwünscht, verpönt, verboten?

Wie werden die Ergebnisse der Besprechungen zusammengefasst? Gibt es Kontaktberichte, Logbücher andere Formen?

Tipp3

Schlüsselstelle “Close-Down”

So wie der Start des Projektes sehr relevant ist, könnte die Gefahr bestehen, den Close down eines Projektes (vor allem zeitlich) zu unterschätzen. Ein Projekt gehört jedoch ordentlich abgeschlossen! Je nach  Projektart können dazu gehören:  Danke-Schreiben, Fotoarchiv anlegen, Muster retour senden, Clippingmappen erstellen, Projekterfolge via Presseaussendung, social media, interne Schreiben  oder an Multiplikatoren kommunizieren,  Klarschiff machen bei der Archivierung von Print- oder digitalen Dokumenten, Filmen,  Rechnungen schreiben, zahlen, Budgetabschluss, Fragebögen auswerten, Projektbericht schreiben etc.

Und am Ende, wichtig und oft übersehen: FEIERN! Oder zumindest ein Treffen der beteiligten Personen um auch emotional den “close down” zu beschließen (bevor wir schon im nächsten Projekt mittendrin sind…)

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